e-Defter
E-Defter, Türkiye’deki mükelleflerin muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutmalarını sağlayan bir uygulamadır. E-Defter, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından düzenlenen ve vergi mükelleflerinin muhasebe kayıtlarını elektronik olarak saklamalarını zorunlu kılan bir sistemdir. Bu uygulama, kağıt tabanlı defter tutma yöntemine alternatif olarak gelmiştir.
Elektronik Defterin Özellikleri
Elektronik Ortamda Tutma
Muhasebe kayıtlarının kağıt defterlerde değil, elektronik ortamda ve belirli standartlara uygun olarak saklanmasını sağlar.
Defter Türevleri
E-Defter, muhasebe süreçlerinde kullanılan birçok farklı defter türünü kapsar. Örneğin, genel mizan defteri, yevmiye defteri, envanter defteri gibi.
Güvenlik ve Saklama
E-Defter, 10 yıl boyunca yasal olarak saklanmalıdır ve bu süre boyunca erişilebilir olmalıdır.
Düzenli ve Kesintisiz Denetim
Elektronik defter tutan mükellefler, GİB tarafından yapılan denetimlere daha kolay ve hızlı bir şekilde cevap verebilirler.
Entegrasyon Yeteneği
E-defter sistemleri, muhasebe yazılımlarıyla entegre olabilir. Bu, işletmelerin muhasebe kayıtlarını doğrudan e-defter sistemine aktarmalarına yardımcı olur.
Zaman ve Maliyet Tasarrufu
Kağıt defterlerin fiziksel olarak saklanması, arşivlenmesi ve korunması süreçleri dijitalleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
E-Defter Kullanımının Avantajları
Hızlı Raporlama ve Analiz
E-Defterler, finansal raporlama ve analiz süreçlerini hızlandırır. Elektronik verilere hızlı bir şekilde erişim, daha hızlı kararlar alınmasını sağlar
Hata Düzeltme Kolaylığı
Hatalı kayıtların düzeltilmesi için yeni bir kayıt eklemek veya hatalı bir kaydı güncellemek elektronik ortamda daha kolaydır.
Veri Güvenliği
E-Defter sistemleri genellikle güvenli sunucular üzerinde çalışır ve verileri şifreler. Bu yetkisiz erişimlere karşı korunmasını sağlar.
Çevre Dostu
Kağıt tüketiminin azalması, çevresel etkileri minimize eder. Elektronik defter kullanımı çevre dostu bir yaklaşımı destekler.
İzlenebilirlik
E-Defter sistemi, tüm kayıtların zaman damgası ile işaretlenmesini sağlar. Bu da izlenebilirlik ve güvenilirlik sağlar.
Kağıt Maliyetini Azaltma
Elektronik defter tutma, kağıt, mürekkep ve depolama maliyetlerini azaltır. Kağıt tabanlı defterlerin basımı, depolanması ve korunması yerine elektronik ortamda veri saklama daha ekonomiktir.
Neden DigiFinans?
DigiFinans Platformunun Temel Özellikleri
Kolay Kullanım
-
- Sayfa tasarımları kolay kullanımınız için özenle hazırlandı
Kesintisiz
-
- Bulut tabanlı ve %99.5 uygulamalarımız 7×24 çalışır durumda.
Her Cihazdan Erişim
-
- Bilgisayarınızdan, telefonunuzdan ya da tablet cihazınızdan erişim.
Güvenli
-
- Sistem güvenliği düzenli kontroller sayesinde en üst seviyede.
e-Defter Kullanım Zorunluluğu
Ciro Sınırı
Belirli bir ciro seviyesine ulaşan işletmeler, genellikle e-defter kullanımı konusunda zorunlu tutulabilir.
Sektörel Kriterler
Bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler, diğerlerine kıyasla daha erken bir tarihte e-defter kullanımına geçmeye zorlanabilir.
Vergi Türevleri
Bazı vergi türleri için e-defter kullanımı zorunlu hale getirilebilir. Örneğin, Katma Değer Vergisi (KDV) iadeleri için e-defter kullanımı gerekebilir.
Kimler Başvurabilir?
Vergi Mükellefi İşletmeler
Vergi dairesine kayıtlı olan ve vergi mükellefiyeti bulunan işletmeler, e-Fatura veya kağıt fatura düzenleme yetkisine sahip olabilir.
Ticari Faaliyette Bulunan Gerçek Kişiler
Ticari faaliyetlerini sürdüren gerçek kişiler de vergi mükellefiyetlerini yerine getirmek adına fatura düzenleme yetkisine sahip olabilirler.
Yasal Şartları Sağlayan Tüzel Kişilikler
Tüzel kişilikler, vergi mevzuatlarına ve yasal şartlara uygun olarak fatura düzenleme yetkisine sahip olabilir.
DigiFinans ürün ailesi ile e-Dönüşüm yolculuğuna başlamak ister misiniz?
e-Defter Başvuru Süreci
e-Defter’e geçmek isteyen firmaların başvuru süreci belirli adımları içerir. İşte adım adım başvuru süreci:
ADIM 1: Koşullar ve Başvuru
• Başvuru yapmadan önce, koşullarını ve gereklilikleri inceleyerek işletmenizin uygun olup olmadığını inceleyin sonrasındatalep edilen belgeleri hazırlayın. Bu belgeler genellikle işletmenizin kimlik bilgilerini, vergi mükellefiyetini ve diğer temel bilgileri içerir.
ADIM 2: Muhasebe Programı Seçimi ve Entegrasyon
• E-defter kullanımı için bir muhasebe programı seçin ve bu programı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygun bir şekilde işletmenizin diğer sistemleriyle entegre edin.
ADIM 3: e-Defter Başvurusu
• E-defter kullanımı için başvurunuzu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet sitesi üzerinden online olarak veya bağlı olduğunuz muhasebe servis sağlayıcısı aracılığıyla gerçekleştirin.
ADIM 4: Başvurunun Onaylanması
• Başvurunuzun Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından incelenmesi sonucunda onaylanması durumunda, size bir kullanıcı adı ve şifre gibi bilgiler verilir. Ayrıca, e-defter kullanımına ilişkin yönergeler ve bilgilendirme dokümanları sağlanır.
ADIM 5: E-Defter Sisteminin Aktifleştirilmesi
Başvurunuzun onaylanmasının ardından, e-defter sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz. Muhasebe programınızın e-defter modülünü etkinleştirin ve sistemi kullanmaya başlayın.
Adım 6: e-Defter Kullanımı ve Eğitim
İlk defa e-defter kullanacak işletmeler için, muhasebe personelinize veya sorumlu kişilere eğitim vermek faydalı olabilir. Bu eğitim, e-defter kullanımıyla ilgili süreçleri ve kuralları anlamalarına yardımcı olacaktır.
SIKÇA SORULAN SORULAR
e-Fatura ile ilgili en çok sorulan sorular.
e-Defter nedir?
E-defter, işletmelerin finansal verilerini elektronik ortamda tutmalarını ve bu verilere güvenli bir şekilde erişmelerini sağlayan bir sistemdir.
e-Defter Kullanımı zorunlu mu?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kriterlere ve işletme büyüklüğüne bağlı olarak e-defter kullanımı zorunlu olabilir.
Hangi Defter Türleri E-Defter Kapsamında?
E-defter, genel mizan, genel mizan ek, mali tablo, gelir tablosu ve dipnotlar gibi muhasebe defterlerini kapsar.
E-Defter Başvuru Nasıl Yapılır?
E-defter kullanmak isteyen işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi internet sitesi üzerinden başvuruda bulunabilirler.
E-Defter Kullanmak İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?
Başvuru sırasında genellikle vergi kimlik numarası, ticaret sicil gazetesi ve yetkilendirilmiş kişilere ait kimlik belgeleri gibi belgeler talep edilir.
E-Defterin Avantajları Nelerdir?
Hızlı raporlama, veri güvenliği, hata düzeltme kolaylığı, kağıt tasarrufu gibi avantajlar e-defter kullanımının temel faydalarıdır.
E-Defterin Dezavantajları Var mıdır?
Genel olarak e-defter, kağıt tabanlı defterlere kıyasla birçok avantaja sahiptir ancak kullanıcı uyumu ve başlangıçta bir adaptasyon süreci gerekebilir.
E-Defter Kullanan İşletmeler Kağıt Defter de Tutabilirler mi?
Hayır, e-defter kullanımı zorunluysa, işletmeler kağıt defter tutamazlar.
E-Defter Uygulamaları Nelerdir?
Piyasada birçok e-defter uygulaması bulunmaktadır. Muhasebe programları genellikle e-defter entegrasyonu sağlar.
E-Defter Dönemi Nedir?
E-defter dönemi, mükelleflerin belirli bir tarihten itibaren e-defter kullanmaya başlamalarını ifade eder.
E-Defter Nasıl İmzalanır?
E-Defter, mükelleflerin yetkilendirdikleri bir e-imza veya mükellef temsilcisinin imzası ile güvenli bir şekilde imzalanır.
E-Defter İle E-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
E-Defter, işletmelerin genel muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutmalarına odaklanırken, e-fatura, işletmelerin satış faturalarını elektronik ortamda düzenlemelerini sağlar.
E-Defterler Kaç Yıl Saklanmalıdır?
E-defterler, düzenlendiği yılın bitiminden itibaren 10 yıl süreyle saklanmalıdır.
E-Defter İle E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?
E-Arşiv fatura, kağıt fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan işletmelerin elektronik ortamda müşterilere fatura göndermelerine yönelik bir uygulamadır. E-Defter genel muhasebe kayıtlarını içerir.
E-Defter Kontrolü Nasıl Yapılır?
E-Defter kontrolü, işletmelerin muhasebe programlarını ve e-defter entegrasyonlarını düzenli olarak kontrol etmelerini içerir.
E-Defter İçin Fatura Numarası Nasıl Belirlenir?
E-Defter için fatura numarası, genellikle muhasebe programlarının otomatik olarak belirlediği bir seri numarasıdır.
E-Defter Maliyetleri Nelerdir?
E-Defter maliyetleri, işletmenin büyüklüğüne, muhasebe programının özelliklerine ve kullanılan hizmet sağlayıcısına bağlı olarak değişebilir.
E-Defter İçin E-İmza Gerekli midir?
Evet, e-defter kullanımı için genellikle bir e-imza veya mükellef temsilcisinin imzası gereklidir.
E-Defter Uygulamalarında E-Defterin Onayı Nasıl Yapılır?
E-defter onayı, e-imza veya mükellef temsilcisinin imzası ile yapılır. Genellikle e-defterin onayı Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesi üzerinden gerçekleştirilir.
E-Defter ile İlgili Sorular İçin Kimden Yardım Alabilirim?
E-Defter ile ilgili sorularınız için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi destek hattından veya muhasebe danışmanınızdan yardım alabilirsiniz.